Les modalités de soutenance de thèses

COVID 19

À titre exceptionnel, en raison de la pandémie, les soutenances de thèse peuvent s’organiser totalement ou partiellement en visio-conférence. Consultez les procédures de soutenance de l’Université Côte d’Azur mises a jour le 03 novembre 2020.

ATTENTION : Nouvelle procédure de soutenance

Depuis janvier 2022, l’université Côte d’Azur préconise le recours exclusif à la nouvelle procédure de soutenance dématérialisée via ADUM. La procédure est expliquée ci dessous.

Préparation de la soutenance

La préparation de la soutenance de thèse est régie par l’article 19 de l’arrêté ministériel du 25/05/2016.

Il est impératif de commencer par prévoir un délai de 3 mois entre la remise du manuscrit définitif au directeur de thèse et la demande de soutenance sur ADUM. En effet, un délai suffisant est nécessaire pour contacter les membres du jury et vérifier leur disponibilité. Une fois le jury choisi, il faut engager la procédure de demande de soutenance sur ADUM qui requiert un délai strict d’au moins 2 mois.

Désignation du jury

  • Le nombre des membres du jury est compris entre 4 et 8.
  • Au moins par moitié de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l’École Doctorale et à l’Établissement d’inscription du candidat.
  • Et au moins par moitié de professeurs ou personnels assimilés (rang A) au sens de l’article 6 du décret n°92-70 relatif au Conseil national des universités, ou d’enseignants de rang équivalent qui ne relèvent pas du ministère chargé de l’enseignement supérieur (dit simplement : ne sont comptés dans cette catégorie que les professeurs en exercice ou émérites, pas les retraités; noter que les MCF HDR ne font pas partie non plus des personnels assimilés aux professeurs, voir https://www.galaxie.enseignementsup-recherche.gouv.fr/ensup/pdf/election…. Il n’y a aucune contrainte pour les autres membres qui peuvent être des professeurs ou MCF retraités, des MCF non HDR en activité́ ou des personnes qui n’ont pas de titre universitaire mais dont les compétences peuvent intéresser le jury. Dans le cas où le membre n’est pas titulaire d’un doctorat, on préférera le statut de membre invité (Un membre invité figure sur la page de garde du manuscrit, siège lors de la soutenance, mais n’est pas considéré́ comme officiellement membre du jury et par conséquent il ne signe aucun document relatif à la soutenance).
  • Sa composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes. Tolérance : 3 vs 1, 4 vs 2, au-delà, une dérogation doit-être demandée au directeur de l’ED dans le cas d’une parité non respectée.
  • Les membres du jury choisissent parmi eux un président (obligatoirement professeur ou assimilé ou de rang équivalent) qui sera en charge de rédiger un rapport de soutenance.
  • Le directeur de thèse (ou les directeurs de thèse) participe au jury. Il assiste à la discussion et sa participation demeure précieuse pour la bonne compréhension des travaux qu’il a encadrés. Il peut, le cas échéant, éclairer les débats menant à la décision. Il n’a donc pas vocation à mener les débats et, s’il assiste à la délibération, ne prend pas part à la décision finale. Le directeur de thèse est pris en compte dans les ratios qui peuvent être considérés au sein du collège doctoral pour les membres internes ou externes à l’établissement de rattachement. Le directeur de thèse figure donc sur la liste des membres du jury, y compris pour le dépôt légal des thèses.
  • Des dispositions particulières à la composition des jurys peuvent être apportées par les conventions de co-tutelle internationale, se référer à la convention.

RAPPEL concernant le choix des rapporteurs :

Les travaux du candidat sont préalablement examinés par deux rapporteurs désignés par le chef d’établissement, habilités à diriger des recherches ou appartenant à l’une des catégories visées à l’art. 18 ci-dessous.

Art. 18 :

  • Professeurs et assimilés au sens des dispositions relatives à la désignation des membres du Conseil national des universités ou par des enseignants de rang équivalent qui ne dépendent pas du ministère de l’éducation nationale ;
  • personnels des établissements d’enseignement supérieur, des organismes publics de recherche et des fondations de recherche, habilités à diriger des recherches ;
  • autres personnalités, titulaires d’un doctorat, choisies en raison de leur compétence scientifique par le chef d’établissement, sur proposition du directeur de l’école doctorale et après avis du conseil scientifique de l’établissement : joindre une lettre justifiant le recours a cette personnalité et le CV et publications à la demande.

Procédure de soutenance

Nous vous informons que la procédure de soutenance est à présent dématérialisée via la plateforme ADUM.

Elle doit être strictement engagée 8 semaines (à minima) avant la date de soutenance (Ce délai suppose que l’inscription ait été faite au préalable et que les 90 heures de formation aient bien été validées).

Attention : pour les étudiants qui doivent se réinscrire pour soutenance, ce délai minimum de 2 mois court après que la demande de réinscription ait été instruite et finalisée (compter environ 1 mois de plus pour la phase de réinscription)

Le doctorant doit se connecter sur la plateforme ADUM puis, dans son espace personnel, il doit cliquer sur le lien « Je souhaite effectuer ma demande de soutenance ».

  1. Dans un premier temps, le doctorant renseigne la date, l’heure, le lieu, la désignation des rapporteurs et du jury concernant sa soutenance, puis l’enregistre.
  2. Ensuite, le doctorant dépose le manuscrit de sa thèse sur ADUM qui sera automatiquement envoyé par e-mail aux rapporteurs désignés ainsi qu’à la bibliothèque universitaire qui vérifiera la conformité du dépôt électronique.
  3. À réception de l’e-mail, les rapporteurs disposent de 6 semaines maximum pour établir leur rapport et le déposer sur ADUM, au plus tard 14 jours avant la date de la soutenance, sous peine d’annulation de celle-ci. Le doctorant accède alors aux rapports des rapporteurs dans son espace personnel ADUM.
  4. La demande de soutenance sera automatiquement envoyée au directeur de thèse qui vérifiera et validera le jury, puis à la direction de l’ED et à l’établissement.

Il est important que les informations données sur ce formulaire soient complètes et justes car elles ne pourront être modifiées à posteriori. En effet, ces informations seront automatiquement reportées sur l’arrêté signé par le président qui autorise la soutenance. De même, le titre de la thèse doit correspondre mot pour mot à celui du manuscrit.

Vous trouverez le tuto pour déclarer votre soutenance sur ADUM dans l’espace téléchargement ci dessous (voir document ADUM Soutenance Partie Doctorant).

Quelques jours avant la soutenance

Dans le cas où les rapports sont favorables et le dépôt électronique conforme, le directeur de l’ED et la présidence de l’université se prononcent sur l’autorisation de soutenance.

Le doctorant et le directeur de thèse trouveront sur leur espace personnel ADUM, Les documents de soutenance à l’attention du jury :

  • L’autorisation de soutenance
  • Le procès-verbal de soutenance de thèse,
  • Le rapport de soutenance.
  • L’avis du jury sur l’archivage et la diffusion de la thèse soutenue
  • Le formulaire de proposition ou de non-proposition au prix de thèse de l’ED
  • Une note à l’attention du jury
  • Le mode d’emploi de l’avis du jury sur l’archivage et la diffusion de la thèse soutenue

Le doctorant ou le directeur de thèse doivent imprimer ces documents en vue de la soutenance (1 exemplaire).
Les documents ci-dessous seront uniquement dans l’espace personnel ADUM du doctorant.

Dans l’encadré « Soutenance » :

  • Affichette : Avis de soutenance
  • Procédure exceptionnelle pour les soutenances de thèse
  • Convention de diffusion d’une thèse sur internet

Le doctorant peut imprimer l’avis de soutenance en pdf et l’utiliser pour communiquer sur l’annonce de sa soutenance via différents canaux à sa meilleure convenance.

Dans l’encadré « Mon profil » :

  • Les rapports des rapporteurs (un exemplaire de chacun des rapports est envoyé par e-mail à tous les membres du jury),

Dans l’encadré « Fiches pratiques » :

  • Les textes de référence.

Soutenance et délibération

Le jour de la soutenance :

  • Les membres du jury signent le procès-verbal de soutenance (PV), à l’exception du des directeur(s) de thèse et des membres invités. Le PV de soutenance indiquera si le doctorant est admis. Noter, l’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat ne prévoit pas de mention au diplôme. Les appréciations du jury sont portées sur le rapport de soutenance.
  • Le président rédige en français le rapport de soutenance qui doit être signé par tous les membres du jury ainsi que par le directeur de thèse. Lorsque le rapport de soutenance fait état de la délibération, il doit figurer que cette décision a été prise par les membres du jury hors directeur(s) de thèse.
  • Le président du jury complète, signe et note son nom sur l’avis du jury pour la reproduction de la thèse ; voir mode d’emploi avis du jury.

À l’issue de la délibération, le président du jury fait parvenir au secrétariat de l’ED :

  • Le procès-verbal de soutenance.
  • L’avis du jury pour la reproduction de la thèse.
  • le formulaire de proposition ou de non-proposition au prix de thèse de l’ED

Après la soutenance

  • Le président doit remettre le rapport de soutenance au secrétariat de l’ED dans le mois suivant la soutenance par email à ed-despeg@unice.fr
  • Si le jury demande que le manuscrit soit modifié, le doctorant a un délai de 3 mois pour effectuer ces modifications et le déposer dans son espace personnel ADUM.
  • Le doctorant pourra obtenir une attestation de diplôme, sur demande auprès de l’ED, au moins une semaine après que le secrétariat a récupéré les documents originaux de la soutenance.
  • La demande du diplôme final se fait auprès de la scolarité et non auprès de l’ED, l’année suivante de celle de la soutenance.

Cas particuliers

  • COVID-19 : procédure exceptionnelle de soutenance par visioconférence (voir document en bas de page). Dans ce cadre, une procuration de signature devra être établie par chacun des membres à destination du président de jury (voir document en bas de page).
  • Soutenance en langue étrangère : demande d’autorisation écrite par le doctorant avec accord du directeur de thèse et soumission à la Direction de l’École Doctorale.
  • Sujet de thèse nécessitant une soutenance à huis clos : demande d’autorisation écrite du directeur de thèse à la Direction de l’École Doctorale. Le formulaire est disponible au téléchargement à l’adresse suivante : univ-cotedazur.fr/francais/uca-education/college-des-etudes-doctorales/contenus-riches/documents-telechargeables/dossier-de-stockage/regulatory-documents/modalites-specifiques
  • Soutenance à l’extérieur de l’Université : autorisation écrite, avec justificatif, à solliciter par le directeur de thèse auprès de la Direction de l’ED.
  • Doctorat Européen : Le « doctorat européen » n’est pas défini par un texte réglementaire, mais résulte d’une initiative prise en 1992 par le Comité de liaison des Conférences de Recteurs et Présidents des Universités des pays membres de la Communauté Européenne (devenu ensuite la Confédération des Conférences des Recteurs de l’Union européenne, et fusionnée en 2001 au sein de l’Association Européenne des Universités [EUA]).

C’est en fait un « label » décerné par l’Université en sus du Doctorat lorsque les 4 conditions suivantes sont remplies :

  • L’autorisation de soutenance est accordée au vu de rapports rédigés par au moins deux professeurs appartenant à deux établissements d’Enseignement Supérieur de deux États membres de la Communauté Européenne autres que celui dans lequel le doctorat est soutenu.
  • Un membre au moins du jury doit appartenir à un établissement d’Enseignement Supérieur d’un État membre de la Communauté autre que celui dans lequel le doctorat est soutenu.
  • Une partie de la soutenance doit être effectuée dans une langue de la Communauté autre que la (ou les) langue(s) nationale(s) du pays où est soutenu le doctorat.
  • Ce doctorat devra avoir été préparé, en partie, lors d’un séjour d’au moins un trimestre dans un autre pays membre de la Communauté (justificatif obligatoire).

Label Doctorat Européen à remplir et à renvoyer à l’ED DESPEG avec le justificatif du séjour dans la CEE.